Panduan Surat Pengunduran Diri: Langkah Demi Langkah
Summary
Surat pengunduran diri yang baik membutuhkan lima hal: kalimat pengunduran diri yang jelas, hari terakhir Anda sebagai tanggal kalender lengkap, alasan satu klausa opsional, penawaran penyerahan yang spesifik, dan satu baris terima kasih. Tetap pada 100 hingga 200 kata. Dua minggu adalah sopan santun, bukan aturan hukum di Indonesia, jadi periksa kontrak Anda terlebih dahulu. Hanya mengundurkan diri setelah penawaran baru ditandatangani, beri tahu manajer Anda secara pribadi sebelum surat tiba, dan tinggalkan keluhan.
Surat pengunduran diri yang baik memerlukan empat hal: satu kalimat mengundurkan diri, tanggal terakhir kerja sebagai tanggal kalender, satu kalimat terima kasih, dan penawaran spesifik untuk menyerahkan pekerjaan. Itu saja. Usahakan 100 hingga 200 kata. Tidak ada alasan, keluhan, atau cerita hidup. Surat ini mengkonfirmasi percakapan dengan manajer, dan akan tetap ada di file HR lama setelah Anda pergi.
Apakah Anda benar-benar harus memberi tahu dua minggu sebelumnya?
Singkat: tidak, secara hukum. Di Indonesia, tidak ada undang-undang nasional yang mewajibkan pemberitahuan dua minggu. Dua minggu adalah norma sopan santun yang kuat, dan hal yang diharapkan di banyak perusahaan.
Itu tidak membuatnya opsional dalam praktik. Kontrak atau surat penawaran kerja Anda dapat menetapkan periode pemberitahuan tersendiri, dan beberapa mungkin meminta 30 hari. Baca kontrak Anda sebelum melakukan apa pun. Pembayaran ongkos kerja yang belum terpakai dan kelayakan untuk dipekerjakan kembali juga dapat bergantung pada cara Anda pergi.
Di negara-negara lain, aturannya berbeda. Banyak negara menetapkan periode pemberitahuan statutor atau kontraktual satu hingga tiga bulan. Jika Anda berada di salah satunya, artikel ini tentang nada dan struktur, dan kontrak Anda yang menentukan tanggalnya.
Abaikan fantasi "saya hanya akan hilang begitu saja". Perekrut menghubungi referensi, dan manajer yang tidak menerima pemberitahuan akan mengingatnya. Dua minggu tidak memakan banyak biaya bagi Anda dan membuat pintu tetap terbuka.
Apakah Anda harus memberikan notifikasi sebelum penawaran baru ditandatangani?
Tidak. Ini adalah kesalahan yang paling sering saya lihat, dan ini adalah kesalahan yang tidak ada yang menulis tentangnya.
Hanya mengundurkan diri setelah Anda memiliki penawaran yang ditandatangani di tangan. Bukan jawaban lisan, bukan "dokumennya datang hari Senin". Pemeriksaan latar belakang, panggilan referensi, dan sesekali pembekuan anggaran dapat membunuh penawaran yang terasa selesai. Di perusahaan yang menjalankan sistem Workday atau serupa, penawaran tidak nyata sampai sistemnya mengatakan demikian.
Ini adalah urutan yang melindungi Anda:
Penawaran diterima dan dinegosiasikan.
Penawaran ditandatangani, tanggal mulai dikonfirmasi secara tertulis.
Pemeriksaan latar belakang dan referensi selesai, jika mereka menjalankannya.
Hanya kemudian, beritahu manajer Anda, lalu kirim suratnya.
Mengapa ini penting untuk situs karir? Karena tanggal terakhir Anda menentukan tanggal mulai baru Anda. Jika Anda mengatakan "dua minggu dari hari ini" dan pemberi kerja baru menginginkan Anda dalam 10 hari, Anda memiliki ketidakcocokan yang harus diperbaiki sebelum surat keluar, bukan sesudahnya.
Apa yang masuk dalam surat pengunduran diri dan apa yang harus ditinggalkan
Setiap surat pengunduran diri yang kuat memiliki lima bagian yang sama. Urutan itu penting, karena manajer Anda harus tahu apa dokumen itu sebelum akhir baris pertama.
Pengunduran diri. Tulis: "Saya mengundurkan diri dari posisi saya sebagai Desainer Produk di Perusahaan ABC." Abaikan permintaan maaf dan "Dengan menyesal saya beritahu".
Hari terakhir. Tulis: "Hari terakhir saya akan menjadi Jumat, 23 Oktober 2026." Abaikan "dalam dua minggu" tanpa tanggal.
Alasan (opsional). Satu klausa netral, atau tidak ada sama sekali. Abaikan keluhan, bahkan yang adil.
Penyerahan. Tulis: "Saya akan mendokumentasikan proyek aktif saya dan melatih pengganti saya." Abaikan "beri tahu saya bagaimana saya bisa membantu" tanpa spesifik.
Terima kasih. Satu kalimat spesifik. Abaikan pujian kosong yang terdengar seperti sarkasme.
Tanggal adalah bagian yang sering orang salah. Hitung 14 hari kalender dari hari Anda menyerahkan surat, pilih hari kerja terdekat, dan tuliskan lengkap. "Dalam dua minggu" yang tidak jelas adalah penyebab klasik kesalahan pemeriksaan gaji terakhir.
Alasan itu opsional. Jika Anda memberikan satu, tetap pada klausa: kesempatan baru, pindah, kembali ke sekolah. Tidak ada alasan adalah alasan yang sangat profesional.
Surat pengunduran diri yang dapat Anda salin
Berikut adalah versi yang cocok untuk sebagian besar pekerjaan kantor. Ganti kurung, pertahankan strukturnya.
Yang terhormat [Nama Manajer],
Harap terima surat ini sebagai pemberitahuan formal pengunduran diri saya dari posisi [gelar pekerjaan] di [perusahaan]. Hari terakhir saya akan [hari, tanggal lengkap].
Terima kasih atas [satu hal spesifik: proyek menantang, bimbingan, kesempatan untuk memimpin]. Saya telah belajar banyak di sini.
Selama dua minggu ke depan, saya akan menyelesaikan [pengiriman saat ini], mendokumentasikan proyek aktif saya di [drive bersama atau alat], dan memberikan informasi kepada siapa pun yang mengambilnya. Beritahu saya di mana Anda ingin saya fokus terlebih dahulu.
Hormat, [Nama Anda]
Itu sekitar 100 kata. Ini bekerja sebagai surat cetak, lampiran PDF, atau isi email.
Jika Anda mengirimnya melalui email, gunakan baris subjek yang membosankan dengan sengaja: "Pengunduran Diri, [Nama Anda], hari terakhir [tanggal]". Salin HR hanya setelah manajer Anda telah melihatnya. Manajer yang mengetahui pengunduran diri Anda dari balasan otomatis HR tidak akan melupakannya.
Apa yang tidak boleh dimasukkan dalam surat Anda
Surat Anda akan bertahan melampaui manajer yang menerimanya. Perlakukan sebagai dokumen yang suatu hari nanti seorang perekrut mungkin membaca, karena dalam beberapa pemeriksaan latar belakang memang demikian adanya.
Tinggalkan ini:
Alasan sebenarnya Anda pergi, jika melibatkan seseorang.
Nama pemberi kerja baru Anda, kecuali manajer menanyakannya. Penawaran balasan dimulai di sini.
Angka gaji, milik Anda atau milik mereka.
Janji yang tidak Anda maksudkan, seperti "Saya akan selalu tersedia".
Lelucon. Itu tidak akan berhasil dengan cara yang Anda pikirkan dalam tulisan.
Oh, dan jangan tempelkan surat ke saluran media sosial perusahaan sebelum manajer Anda membacanya. Urutan penting: percakapan dulu, surat kedua, pengumuman terakhir.
Bagaimana Anda mengatakannya dengan suara sebelum surat tiba?
Pesan 15 menit dengan manajer Anda, secara langsung atau melalui video. Jangan lakukan ini melalui chat. Katakan kalimat utama lebih awal: "Saya telah menerima peran lain, dan hari terakhir saya adalah tanggal 23."
Kemudian berhenti berbicara dan biarkan mereka bereaksi. Beberapa manajer bersikap baik. Beberapa menjadi dingin. Beberapa akan meminta Anda untuk pergi hari yang sama, itulah sebabnya Anda harus mempersiapkan diri untuk itu.
Sebelum pertemuan, lakukan pemeriksaan dua menit yang tenang:
Ekspor sampel pekerjaan Anda sendiri, ulasan kinerja, dan pujian, hanya apa yang diizinkan kontrak Anda untuk disimpan.
Simpan detail kontak untuk kolega yang ingin Anda masukkan dalam jaringan.
Periksa apa yang terjadi pada tunjangan dan pensiun Anda pada hari terakhir.
Jangan teruskan file perusahaan ke email pribadi Anda. Itulah cara keluar yang bersih berubah menjadi masalah hukum.
Bagaimana jika mereka membuat penawaran balasan?
Harapkan jika Anda pandai di pekerjaan Anda. Kenaikan gaji 10 hingga 15 persen terasa menggiurkan selama sekitar seminggu. Kemudian alasan Anda mulai mencari kembali, karena angka yang lebih besar jarang memperbaiki manajer yang buruk atau jalur karir yang terhenti.
Putuskan sebelum percakapan, bukan saat itu. Tanya diri Anda satu pertanyaan: jika mereka menyamakan gaji besok, apakah saya akan tinggal? Jika jawabannya tidak, ucapkan terima kasih dan pegang tanggal Anda.
Jika jawabannya ya, minta perubahan secara tertulis. Janji di lorong bukan janji.
Dua minggu di pekerjaan lama: cara untuk pergi dengan baik
14 hari ke depan adalah referensi Anda. Orang-orang mengingat kesan terakhir lebih dari yang pertama.
Minggu pertama: selesaikan apa yang hampir selesai, tulis dokumen penyerahan, dan pesan pertemuan 30 menit dengan siapa pun yang mewarisi pekerjaan Anda. Beri nama pemilik setiap item terbuka. Dokumen penyerahan dengan nama lebih baik daripada yang memiliki niat.
Minggu kedua: tutup lingkaran, berkata selamat tinggal dengan baik, dan minta dua orang rekomendasi LinkedIn sambil pekerjaan Anda masih segar. Lakukan sebelum akses Anda dipotong.
Empat alat yang perlu diketahui selama peralihan:
Teal menyimpan aplikasi, kontak, dan catatan Anda di satu tempat, yang membantu jika penawaran yang Anda tandatangani adalah salah satu dari beberapa yang Anda coba.
Jobscan memberikan skor resume terhadap deskripsi pekerjaan. Berguna lain kali Anda melamar, dan alasan bagus untuk menyegarkan resume Anda sebelum Anda kehilangan akses mudah ke detail proyek lama.
Grammarly menangkap kesalahan ketik di wilayah "Hormat". Surat pengunduran diri dengan kesalahan pada nama manajer Anda adalah kesan terakhir yang buruk.
Kickresume membantu Anda memperbarui resume dan templat surat penutup sementara peran terakhir Anda masih segar di kepala Anda.
Perbarui resume dan LinkedIn Anda sebelum Anda lupa
Ini adalah sudut situs karir yang semua orang lain lewatkan. Minggu Anda mengundurkan diri adalah minggu terbaik untuk menangkap kemenangan Anda, karena Anda masih ingat angkanya.
Tulis, saat masih segar:
Tiga hasil dengan angka: "mengurangi waktu onboarding dari 9 hari menjadi 4", "mengelola anggaran $120K".
Alat dan platform yang Anda gunakan, bernama: Salesforce, Jira, Workday, bukan "berbagai sistem".
Satu kalimat tentang skala: ukuran tim, wilayah, pelanggan.
Baris-baris itu menjadi kata kunci yang disaring ATS di aplikasi berikutnya. Kata kunci yang Anda lupakan untuk ditulis adalah kata kunci yang Anda lewatkan nanti.
Perbarui LinkedIn setelah hari terakhir Anda, atau setelah pemberi kerja baru Anda menjadi publik. Memperbarui dua hari setelah Anda memberi tahu mengisyaratkan jaringan manajer Anda sebelum Anda memberitahu manajer.
Bagaimana menangani periode pemberitahuan yang bukan dua minggu?
Beberapa peran berjalan lebih lama. Posisi senior, pekerjaan yang menghadap klien, dan peran dengan ramp panjang biasanya meminta 30 hari, dan kontrak di banyak negara menetapkan satu hingga tiga bulan.
Jika pemberi kerja baru Anda tidak bisa menunggu, negosiasikan dalam urutan ini:
Tanya manajer Anda apakah hari terakhir lebih awal berhasil. Banyak yang akan mengatakan ya jika Anda menyerahkan dengan bersih.
Tanya pemberi kerja baru Anda untuk tanggal mulai lebih lambat. Sebagian besar akan menerima beberapa minggu ekstra untuk kandidat yang kuat.
Jika kontrak Anda memiliki klausa pembelian, bacalah sebelum Anda menawarkan apa pun.
Jangan janji tanggal yang tidak bisa Anda penuhi. Hari terakhir yang terlewat lebih buruk daripada pemberitahuan yang lebih lama.
Bagaimana jika manajer Anda mengatakan "pergi saja hari ini"?
Itu terjadi, paling sering dalam penjualan, keuangan, dan peran sensitif keamanan. Perusahaan terkadang mengeluarkan Anda pada hari yang sama untuk melindungi data klien.
Tanyakan satu pertanyaan: "Apakah saya akan dibayar sampai akhir periode pemberitahuan?" Praktik bervariasi menurut pemberi kerja dan negara, jadi tanya HR dan dapatkan jawabannya secara tertulis. Apa pun yang mereka katakan, ucapkan terima kasih dan pergi dengan tenang.
Itulah juga mengapa Anda membuat backup sampel pekerjaan Anda sendiri sebelum pertemuan, bukan sesudahnya.
Langkah terakhir Anda sebelum Anda mengirim
Baca surat sekali, dengan suara keras. Jika kalimat apa pun terdengar seperti sesuatu yang tidak akan Anda katakan kepada manajer Anda secara langsung, potong itu.
Kemudian periksa tanggal, ejaan nama manajer Anda, dan lampiran. Kirim, dan selesaikan minggu pertama.
Kemudian tutup laptop dan mulai merencanakan minggu pertama Anda di tempat baru.